采用支持强化内部管控的系统平台intra-mart
升级版本、通过对接公司内外系统提高业务效率

佳能光学设备（上海）有限公司

总部位于中国上海的佳能光学设备（上海）有限公司（以下简称“佳能光学设备”）从事制造半导体及液晶面板生产设备的销售。自2002年成立以来，公司的业务规模逐年扩大，现在已约有500名员工，并在中国以营业所为中心拥有19个办事处。最初公司引入intra-mart要追溯到2012年。当时的员工人数已超过百人，但是日常的差旅费和经费结算业务都通过纸质表格,及盖章审批来进行，导致经常发生“盖章拉力赛”的情况。因此为了提高差旅费和经费结算业务的效率，公司采用了intra-mart。佳能光学设备从无纸化开始使用intra-mart，已于2020年5月进行了版本升级，以佳能集团严格的内部管控为基础，实现了企业管理的强化。现在，在从供应商和客户的管理业务到采购业务中都有广泛运。

课题 Challenge

随着业务的增长和公司规模的扩大， 将现有系统升级为可以强化内部管控和灵活应对组织变更的系统变得更加必要

以前运行的是一种递交式的业务流程：申请人先将Excel表单打印出来，然后由第一位审批人盖完章后再交由下一位审批人盖章。和日本一样，在印章文化根深蒂固的中国，现在对于公司内部业务的申请与审批需要各种盖章的“盖章拉力赛”仍然屡见不鲜。

2012年，随着据点的扩大和人员的增加，佳能光学设备在类似差旅费和经费结算业务的业务流程中面临重大的课题。当时担任会计，会经常使用到财务和会计系统的管理部副部长吴俊昕先生回顾道：“各据点的支付处理都集中在上海总部，因此通过人工确认金额，以及手动转记数据的处理需要花费大量的时间。”另外，纸质表格很难保留历史记录，在递交的途中经常发生丢失的情况。因此，从内部管控的角度来说，加快引入系统实现无纸化是当时的一大课题。

佳能光学设备（上海）有限公司
管理部　副部长
吴俊昕　先生

以intra-mart为系统平台构建了差旅费/经费结算系统后，废除纸质表格，完全实现无纸化，通过业务流程数字化保留历史记录也解决了先前所述的课题。此外，与财务/会计系统进行对接后，也大幅度减少了金额核对和过账处理所需的时间，在提高业务效率和加强内部管控两方面都取得了成效。

然而，在欢呼声中，随着之后业务规模的极速扩大，据点数和员工数的不断增加，组织变更变得更为复杂。从而将系统升级成在对接其他系统的人力资源及组织数据的同时，可以更方便地更改审批流程、根据需求内部自己可以迅速制作页面的系统变得迫在眉睫。

引入 Introduction

升级具有丰富的低代码开发功能的intra-mart
重建可以严格把控内部管控制度的系统

为了应对由公司规模扩大带来的系统升级，佳能光学设备决定继续采用intra-mart，并进行升级（从旧版本的“intra-mart WebPlatform”升级到当前版本的“intra-mart Accel Platform”）。员工数增长至500名的这么多年来，大家早已习惯了一直使用着的差旅费/经费结算系统，“外加，如果是简单的纸质表格的话，我们内部自己也可以通过使用可以轻松制作Web页面的工具‘IM-FormaDesigner’来进行页面设计也是我们决定升级intra-mart的原因之一”管理部吴副部长说道。

管理部吴副部长解释道：“与引入intra-mart之初相比，由于组织发生了巨大的扩大和改变，我们需要从头开始整理数据重建系统。为了重建可以严格把控内部管控制度的系统，我们决定继续采用具有丰富的低代码开发功能的intra-mart。”

另一方面，由于资源限制，我们很难在公司内部自行构建系统，因此公司委托我们的老朋友日铁软件(上海)有限公司为我们提供从版本升级到系统构建的全方位的支持。项目虽然启动于2019年7月，但受到疫情的影响，比原计划推迟了几个月，于2020年5月正式运行。

效果 Effect

对接人力资源系统，支持最新的组织审批流程
通过版本升级大幅度提高响应速度

虽然当初引入intra-mart的契机是为了差旅费/经费结算业务,但现在佳能光学设备的其他各种业务也都在intra-mart平台上运行。其中之一便是采购业务中的供应商管理。以前需要通过电话或邮件来委托采购部门进行订货，但现在从事先申请到订购、再到付款申请为止的一系列的业务流程都在升级后的系统中完全数字化，由申请人自己详细填写交易有效期限及使用部门等供应商的相关信息，这样更有助于强化内部管控。

此外、通过对接人力资源系统，将组织变更的最新人力资源/组织数据导入intra-mart，可以更加准确且灵活地更改审批流程。管理部吴副部长还这样评价道：“系统更新后，制作遵循公司规章制度的审批流程变得容易，还可以根据案件内容的不同动态添加对应的审批人。当初的目标之一‘强化内部管控’得以实现。”

管理部　安全/信息管理课
李原美　女士

另一方面，也提高了公司内部员工使用的便利性。通过将本期的预算数据导入系统，在intra-mart上可以掌握分配给各部门的经费，有助于所属部门的预算与实际金额的管理。清楚了解申请经费时的最新预算和实际数据，可以提高控制经费的意识。

负责intra-mart等各种系统的管理部吴副部长的下属李原美女士从实际作业的角度评价道：“版本升级后，系统的响应速度也有了显著提高，大大提高了业务效率。进行定期维护时，即使需要查询近6万条案件，也可以在1、2秒内完成。”

未来 Future

计划对接公司内外的系统和服务
减少人工作业，进一步推进内部管控的强化

版本升级后，佳能光学设备广泛使用支持提高内部管控的系统平台intra-mart，现在在计划和其他系统进行对接。管理部吴副部长憧憬道：“除了合同管理等公司内部运行的几个业务管理系统外，公司还将把intra-mart与中国预定机票、酒店的大型网站‘Ctrip’(携程)等外部服务进行对接，来减轻业务负担，提高全公司的业务效率。”

其中，最近考虑的是与外部的银行系统进行对接。现在，审批结束后的经费支付流程需要先从intra-mart系统上下载文件，然后分别手动输入至财务/会计系统和银行系统。如果通过intra-mart将这2个系统进行无缝对接的话，不但可以杜绝由人工作业而导致的各种错误，还可以保持所有数据的一致性。当然，没有手工作业的介入，内部管控也可以得到更进一步的强化。

管理部副部长吴先生说道：“今后我们也将继续根据安全策略来确保安全性，同时，也会通过对接各种系统来提高业务效率和加强内部管控。”

基本信息

• 佳能光学设备（上海）有限公司

• 地点上海市南昌路45号城汇大厦18楼

• 成立2002年

• 业务内容为中国大陆地区的顾客企业提供佳能半导体及液晶板生产设备的营业支持，零件销售以及技术支持等售后服务工作

• 网址http://www.canon-ie.com.cn/

负责引入intra-mart的合作伙伴 日铁软件（上海）有限公司

近年来，中国的互联网产业迅速崛起，以传统纸张为中心的各种业务资料也在逐步电子化。“intra-mart Accel Platform”对现有业务具有出色的兼容性、可行性和扩展性，能够灵活应对佳能光学设备的需求。在掌握日企在中国发展阶段的实际需求，运用中国新技术的同时，今后我们也将继续为客户提供有助于改善业务管理效率和遵守公司规则的规范化系统。

解决方案推进1部
经理
陆晨华 先生