ALSI大连将拓展业务的BPO作为与全球实施/运营的基础系统相关的工作主要分为3大类。第一类是“全球共同运营”,面向主数据的维护、提取、加工等常规业务。第二类是“全球主控中心”,负责根据世界各地站点用户的需求,对各种主数据进行登记、修改和删除。第三类是“全球服务台”,提供系统使用方面的咨询服务。为了提供全球服务,我们在中国大连站点实行24小时值班制度。2005年公司成立之初的员工、BPO业务的负责人李敏女士向我们阐述了系统化之前面临的挑战:“虽然‘全球共同运营’的任务是常规业务,但是业务类型多达80多种。只有某些有经验的领导人员才能够根据每个员工的技术能力和工作量来分配和管理这些任务。”
更让人头大的是大量的任务委托量。每个月都会收到超过4000个难度和交货期各不相同的委托任务,领导层除了向员工分配任务之外,还需要进行包括进度管理在内的任务管理,这样领导层的工作量变得非常繁重。“在系统化之前,从工作管理台帐到员工技术能力的管理,再到对比过去业绩的质量管理等各种信息在Excel的管理下非常散乱,为了保证任务分配的妥当性和质量,每次都需要对照信息进行重复检查,导致管理工时不断增加”(李敏女士)。
•根据技术能力、工作量和交货期分配任务的依赖个人化
•每月超4000的任务管理量的增加
•因紧急追加任务而导致的人员变化产生的延期风险
此外,出现当天追加交货期短的紧急任务,或因天气、交通原因导致员工的出勤发生变化的情况时,还需要重新安排先前已经分配好的负责人和任务。这种零散的信息管理,且依赖个人经验的任务管理孕育着交货延期的风险。